ANKARA - Tarım ve Kırsal Kalkınmayı Destekleme Kurumu (TKDK), IPARD III 7. Çağrı Dönemi kapsamında yatırım yapacak girişimciler için 10 adımlık bir teklif alma rehberi yayımladı. Avrupa Birliği ve Türkiye Cumhuriyeti tarafından ortaklaşa finanse edilen IPARD programından yararlanmak isteyen yatırımcıların, hibe desteği alabilmeleri için bu süreci titizlikle takip etmeleri gerekiyor. İşte yatırımcıların yol haritası olacak o 10 kritik adım:
ADIM 1: Yatırım İçin Uygun Harcamalar Belirleniyor
Yatırım sürecinin ilk ve en önemli adımı, projenin hangi harcamalarının destekleneceğini doğru bir şekilde belirlemektir. TKDK tarafından yayımlanan "Uygun Harcamalar Listesi," bu aşamada yatırımcıların temel başvuru kaynağıdır. Bu listenin dışındaki alımlar kesinlikle destek kapsamına alınmayacaktır.
Yatırımcıların, hibe desteğinden tam olarak faydalanabilmesi için harcamalarını dört ana kategori altında planlaması gerekmektedir:
- Yapım işleri
Makine ve ekipman alımı
-
Hizmet alımı
-
Görünürlük harcamaları
Önemli bir kural olarak, her bir harcama alanı için ayrı ayrı teklife çıkılması zorunludur; toplu teklifler kabul edilmemektedir.
ADIM 2: Pazar Araştırması ve Bütçe Tespiti
Uygun harcamalar belirlendikten sonraki aşama, piyasa araştırması yapmaktır. Bu adımda, yatırım kapsamında planlanan her bir alım için ortalama fiyatlar ve toplam miktar tespit edilir.
Bu süreçte en kritik noktalardan biri, alım değerinin Avro cinsinden karşılığının doğru hesaplanmasıdır. Toplam alım miktarının Avro'ya çevrilmesinde Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası'nın döviz alış kuru esas alınmalıdır. Bu hesaplama sonucunda, alım değerinin
20.000 Avro'nun üzerinde mi yoksa altında mı olduğuna karar verilir. Bu eşik, alınması gereken teklif sayısını belirleyeceği için büyük önem taşımaktadır.
ADIM 3: Teknik Şartname ve Keşif Özeti Hazırlığı
Teklif alma sürecinin teknik altyapısını oluşturan bu adımda, alımı planlanan ürün veya hizmetlerin detayları netleştirilir.
-
Makine-ekipman, hizmet alımı ve görünürlük harcamaları için: Her bir kalemin teknik özellikleri, birimi ve miktarını tanımlayan bir "Teknik Şartname" hazırlanır. Bu şartnamede, Uygun Harcamalar Listesi'nde belirtilen minimum teknik özelliklere özellikle dikkat edilmelidir.
Yapım işleri için: Her bir uygun yapı için işin adını, poz numarasını, birimini ve miktarını gösteren bir "Keşif Özeti" oluşturulur. Bu özette Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığı ile TKDK tarafından açıklanan uygun poz numaralarının kullanılması zorunludur.
ADIM 4: Teklif Geçerlilik Süresinin Belirlenmesi
Alınacak tekliflerin ne kadar süreyle geçerli olacağının önceden belirlenmesi, sürecin sağlıklı işlemesi için kritik bir öneme sahiptir. Belirlenen bu süre, teklif davet mektubunda açıkça belirtilmelidir. Teklif geçerlilik süresinin, başvurunun TKDK'ya teslim edileceği tarihi de kapsayacak şekilde yeterince uzun tutulması gerekmektedir. Bu, olası gecikmelerde yatırımcının yeniden teklif toplama zahmetinden kurtulmasını sağlar.
ADIM 5: Teklif Davet Mektuplarının Hazırlanması ve Gönderimi
Bu aşamada, belirlenen tedarikçilere resmi olarak teklif talebi iletilir. Hazırlanan teklif davet mektubunun ekinde, daha önce oluşturulan teknik şartname veya keşif özeti mutlaka yer almalıdır. Yapım işleri için ayrıca mimari çizimler de tedarikçilere gönderilir.
Alınması gereken teklif sayısı, harcama tutarına göre değişiklik göstermektedir:
-
20.000 Avro üzerindeki alımlarda en az üç tedarikçiden teklif alınması zorunludur.
20.000 Avro ve altındaki alımlarda en az bir teklif yeterli görülmektedir.
-
Yapım işlerinde ise harcama tutarına bakılmaksızın tek bir teklif alınması yeterlidir.
-
Tüm potansiyel tedarikçilere aynı içerikte teklif davet mektubu ve teknik dokümanların gönderilmesi, sürecin şeffaflığı açısından esastır.
ADIM 6: Tekliflerin Alınması ve Titiz Kontrol Süreci
Tedarikçilerden gelen teklifler titizlikle kontrol edilmelidir. Yetersiz sayıda, geçersiz veya uygun olmayan tekliflerin gelmesi durumunda, sürecin tekrarlanarak istenen nitelik ve sayıda geçerli teklifin alınması zorunludur.
Kontrol edilmesi gereken temel hususlar şunlardır:
- Harcama tutarına göre yeterli sayıda teklif alınıp alınmadığı.
Tekliflerin geçerli olup olmadığı. Geçerli bir teklif; tarih, geçerlilik süresi, teklif verenin tam adı, adresi, vergi ve sicil numarası gibi bilgileri içermeli, imzalı ve kaşeli olmalı, teknik şartnameyi karşılamalı ve KDV hariç fiyatlandırma yapılmalıdır.
-
Teklif ekinde istenen belgelerin (ortaklık yapısı, faaliyet alanı belgesi vb.) tam olup olmadığı.
-
Fiyatların makul ve piyasa koşullarıyla kıyaslanabilir olup olmadığı.
-
Tekliflerde herhangi bir hesaplama hatası bulunup bulunmadığı.
ADIM 7: En Uygun Teklifin Seçimi
Gelen geçerli teklifler arasından seçim yapılırken temel kriter, toplam fiyattır. Toplamda en düşük değere sahip olan geçerli teklif, "en uygun teklif" olarak seçilir.
Ancak bazı durumlarda en düşük fiyatlı teklif yerine farklı bir teklif seçilebilir. Böyle bir durumda, bu tercihin gerekçelerinin başvuru formu ekinde yer alan "Maliyetleri Gerekçelendirme Tablosu"nda detaylı bir şekilde açıklanması zorunludur. Bu açıklama, seçimin nedenlerini şeffaf bir şekilde ortaya koymalıdır.
ADIM 8: Yatırım Bütçesinin Oluşturulması
En uygun teklifler seçildikten sonra, bu tekliflerde yer alan değerler esas alınarak yatırımın nihai bütçesi oluşturulur. Seçilen tekliflerdeki birim fiyatlar ve miktarlar, başvuru formu ve iş planına hatasız bir şekilde aktarılmalıdır. Bu aşamada yapılacak yanlış veya eksik bir bilgilendirme, projenin ilerleyen safhalarında ciddi sorunlara yol açabileceğinden büyük bir dikkat gerektirmektedir.
ADIM 9: Tekliflerin Başvuru Paketiyle TKDK'ya Sunulması
Toplanan tüm teklifler, ekleriyle birlikte başvuru paketine dahil edilir. Tekliflerin bir asıl ve bir kopya olmak üzere iki nüsha halinde hazırlanması gerekmektedir. Eğer teklifler yabancı bir dilde alınmışsa, bunların yeminli tercüman onaylı Türkçe çevirilerinin de pakete eklenmesi zorunludur. Bu set, projenin değerlendirilmesi için TKDK'ya sunulur.
ADIM 10: Satın Almanın Gerçekleştirilmesi
Tüm bu süreçlerin başarıyla tamamlanmasının ve projenin TKDK tarafından onaylanmasının ardından, yatırımcı ile Kurum arasında hibe sözleşmesi imzalanır. Satın alma işlemi ancak bu sözleşmeden sonra gerçekleştirilebilir. Seçilen tedarikçi ile mal alım sözleşmesi imzalanarak yatırım fiilen hayata geçirilir.
Önemli Uyarı: Hizmet alımları dışında, TKDK ile sözleşme imzalanmadan önce yapılan hiçbir alım, uygun harcama olsa dahi kesinlikle desteklenmeyecektir. Yatırımcıların bu kurala özellikle dikkat etmesi, hibe kaybı yaşamamaları için hayati önem taşımaktadır.